Lastenheft für eine Website: Vorlage und was wirklich hineingehört

Ein Lastenheft für eine Website klingt nach Ingenieurskultur und Aktenordnern. In der Praxis ist es oft das Gegenteil: ein Dokument, das so lang ist, dass niemand es ganz liest, oder so vage, dass jeder Anbieter etwas anderes darunter versteht. Beides führt zum selben Ergebnis: Angebote, die sich nicht vergleichen lassen.

Ich bekomme regelmäßig Lastenhefte und Briefings. Hier ist, was in den guten steht, was in den schlechten fehlt, und eine Vorlage, die Sie direkt verwenden können.

Wozu ein Lastenheft gut ist und wozu nicht

Ein Lastenheft beschreibt was die Website leisten soll, aus Ihrer Sicht als Auftraggeber. Es ist gut dafür,

• intern Einigkeit herzustellen, bevor Sie mit Anbietern sprechen,
• mehreren Anbietern dieselbe Grundlage zu geben, damit Angebote vergleichbar werden,
• Pflichtanforderungen festzuhalten, die nicht verhandelbar sind, etwa eine Integration oder eine Sprache.

Es ist nicht dafür da, das Design vorwegzunehmen. Farben, Schriftgrößen und Layouts im Lastenheft führen meist dazu, dass die Website nach Ihren Vorlieben aussieht statt nach dem, was Ihre Kunden überzeugt.

Der Teil, den fast alle weglassen: das Ziel

Die meisten Lastenhefte beginnen mit einer Seitenliste. Die besten beginnen mit einem Satz wie: „Die Website soll mehr Anfragen von Facility Managern für Wartungsverträge bringen, und weniger Preisanfragen von Privatkunden.“

Schreiben Sie auf:

• Was soll die Website geschäftlich erreichen? Anfragen, Bewerbungen, Buchungen, Verkäufe, Vertrauen in Ausschreibungen?
• Woran messen Sie Erfolg? Anzahl passender Anfragen pro Monat, Buchungen, Bewerbungen.
• Was funktioniert heute nicht? Ehrlich und konkret.

Dieser Abschnitt bestimmt alles andere, und er ist der beste Test für einen Anbieter: Fragt er nach Zielen oder nur nach Seiten?

Die Vorlage

Sie können diese Gliederung übernehmen. Für eine Unternehmenswebsite reichen meist zwei bis fünf Seiten.

1. Ausgangslage Unternehmen in drei Sätzen, heutige Website (Adresse, System, Alter), was sich geändert hat.

2. Ziele und Erfolgsmessung Geschäftliches Ziel der Website, Kennzahlen, Zeitrahmen.

3. Zielgruppen Wer besucht die Website, mit welcher Frage, auf welchem Gerät? Zum Beispiel: Einkäufer aus der Industrie, die Zertifikate prüfen; Fachkräfte, die einen Arbeitgeber suchen; Bestandskunden, die einen Ansprechpartner brauchen.

4. Inhalte und Struktur Die wichtigsten Seitentypen (Startseite, Leistung, Referenz, Beitrag, Karriere, Kontakt), grob die Zahl je Typ. Welche Inhalte vorhanden sind, welche neu entstehen, und wer sie schreibt. Ob Fotos vorhanden sind.

5. Funktionen und Integrationen Formulare, Terminbuchung, Shop, Kundenbereich, Anbindungen an CRM, Branchensoftware oder Newsletter. Markieren Sie je Punkt: Pflicht oder wünschenswert.

6. Sprachen und Märkte Welche Sprachen, welche Länder, eigene Inhalte je Markt oder Übersetzung?

7. Technische und rechtliche Rahmenbedingungen Hosting-Vorgaben Ihrer IT, Datenschutz (etwa: kein Tracking ohne Einwilligung, Daten in der EU), Barrierefreiheit nach WCAG 2.2 AA, Anforderungen aus dem BFSG, falls zutreffend. Wer pflegt die Website später, und wie technisch ist diese Person?

8. Bei einem Relaunch: Bestand Wichtigste bestehende Seiten mit Traffic und Rankings, Inhalte, die bleiben müssen, Formulare und Tracking-Ziele, die Anforderung, alle alten URLs weiterzuleiten. Warum das entscheidend ist, steht in der Relaunch-Checkliste.

9. Budget und Termin Ein Budgetrahmen, auch wenn er grob ist, und der Wunschtermin, mit Begründung, falls er fest ist (Messe, Saison, Produktstart).

10. Ablauf und Ansprechpartner Wer entscheidet auf Ihrer Seite, wer gibt frei, wie schnell können Sie Feedback geben?

11. Was Sie vom Angebot erwarten Bitten Sie um einen Festpreis für einen schriftlichen Umfang, eine Liste des Enthaltenen, den Termin, die Zahl der Korrekturrunden, die laufenden Kosten nach dem Launch und eine klare Aussage, wem Code, Domain und Konten gehören.

Was Sie weglassen können

• Farben, Schriften, Layouts. Nennen Sie stattdessen zwei, drei Websites, die Sie gut finden, und warum.
• Technische Lösungen, die Sie nicht zwingend brauchen. „Muss auf WordPress laufen“ ist nur dann eine sinnvolle Vorgabe, wenn es einen echten Grund gibt.
• Jede Einzelseite. Seitentypen und grobe Mengen reichen.
• Floskeln wie „modern, ansprechend, benutzerfreundlich“. Das will jeder.

Lastenheft, Pflichtenheft, Discovery

Das Lastenheft schreiben Sie: Was soll die Website leisten? Das Pflichtenheft schreibt der Anbieter: Wie setzt er es um? Bei Website-Projekten übernimmt oft der schriftliche Umfang im Angebot diese Rolle.

Wenn Sie noch nicht wissen, was Sie brauchen, ist ein Lastenheft der falsche erste Schritt. Dann hilft eine kurze, bezahlte Klärung vorab, eine Discovery-Phase oder ein Audit der bestehenden Website. Warum sich das rechnet, steht in Bezahlte Discovery-Phase.

Wie Sie Angebote mit dem Lastenheft vergleichen

Schicken Sie dasselbe Lastenheft an zwei bis vier Anbieter und vergleichen Sie danach nicht die Summen, sondern:

1. Hat der Anbieter nach Zielen gefragt oder nur nach Seiten?
2. Was genau ist enthalten, und was steht nicht drin?
3. Wer macht die Arbeit? Die Person aus dem Gespräch oder ein Team, das Sie nicht kennen?
4. Steht der Termin schriftlich im Angebot?
5. Wem gehören Code, Domain und Konten?
6. Was kostet der Betrieb danach?

Ein deutlich günstigeres Angebot hat fast immer einen Grund, der in einer dieser Fragen steckt. Wie Preise für Websites zustande kommen, steht in Was kostet eine Website?.

Die häufigsten Fehler in Lastenheften

• Kein Ziel, nur eine Seitenliste. Dann optimiert jeder Anbieter auf etwas anderes.
• Alles ist Pflicht. Wenn jede Funktion als unverzichtbar markiert ist, wird jedes Angebot teuer und keines vergleichbar.
• Inhalte bleiben offen. „Texte liefern wir“ ohne Termin ist der häufigste Grund, warum Website-Projekte sich um Monate verschieben.
• Kein Entscheider. Ein Lastenheft, das sechs Abteilungen abgestimmt haben, kündigt meist auch sechs Feedbackrunden an.
• Der Betrieb fehlt. Wer pflegt die Website nach dem Launch, und was darf das im Jahr kosten?

Wie ich mit Lastenheften arbeite

Ein Lastenheft ist mir willkommen, aber nicht nötig. Nach einem kurzen Gespräch schreibe ich den Umfang selbst auf: Ziele, Seitentypen, Funktionen, Sprachen, Termin und Festpreis. Sie prüfen, ob alles drinsteht, und erst dann entscheiden Sie. Eine Unternehmenswebsite beginnt bei uns ab 3.900 € und dauert in der Regel 2 Wochen; Korrekturen sind mit drei Runden pro Phase geregelt.

Wenn Sie schon ein Lastenheft haben, schicken Sie es mir; Sie bekommen innerhalb von 24 Stunden eine ehrliche Einschätzung, ob es klar genug für einen Festpreis ist. Was eine neue Website bei uns umfasst, steht unter Website erstellen lassen.